Vakfımızda yürütülen etkinlik ve proje çalışmaları, vakıf mensuplarının gönüllü katılımlarıyla oluşturulan Komisyonlar eliyle yürütülmektedir.
Siz de Komisyonlarda yer alarak vakfımız gönüllüsü olabilirsiniz.
http://www.byv.org.tr/vakif-gonullusu-nasil-olabilirsiniz/
Komisyonlar, belirlenmiş faaliyet alanında Mütevelli Heyeti’nin alt organı olarak çalışır.
KOMİSYONLARIN ORTAK GÖREV VE SORUMLULUKLARI
- Faaliyetlerini vakfın gayesi, ilkeleri ve stratejilerine uygun olarak yürütmek.
- Yıllık faaliyet planı taslağını hazırlamak ve Mütevelli Heyeti’ne sunmak.
- Mütevelli Heyeti tarafından onaylanan faaliyetlerin gerçekleşmesini sağlamak.
- Yıllık faaliyet raporu hazırlamak ve Mütevelli Heyeti’ne sunmak.
- Mütevelli Heyeti’nin belirlediği konularda hazırlık çalışmalarını yapmak ve Mütevelli Heyeti’ne sunmak.
- Faaliyet alanına giren konularda ortaya çıkan sorunları değerlendirmek ve çözmek.
- Yetkisini aşan konu ve sorunları Mütevelli Heyeti’ne ulaştırmak.
- Mütevelli Heyeti’nin vereceği Komisyon çalışma alanı ile ilgili diğer görevleri yapmak.
KOMİSYON ÜYELİĞİNİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER
Vakfın gayesini benimsemek, Vakıf hizmetlerinde bulunmak, ilgili komisyonun faaliyet alanına katkı sağlayacak bilgi, beceri ve deneyime sahip olmak.
KOMİSYONLARIN OLUŞMASI
- Komisyon üyeleri her yıl kendi aralarında bir Başkan ve bir Kâtip seçer. Komisyon Başkanı, Mütevelli Heyeti’nin onayı ile göreve başlar. Yeni Başkan, göreve başlayıncaya kadar önceki Başkan hizmetine devam eder. Komisyon Başkanları tekrar Başkan olarak seçilebilir.
- Komisyon üyeliği, her yıl Komisyonun teklifi ve Mütevelli Heyeti’nin onayı ile başlar ve aynı usulle sona erer. Komisyon üyeleri üyelikten çıkarılmadıkça tekrar üye olarak seçilebilir.
- Komisyon üyelerinin dağılımında kuşak çeşitliliği gözetilir.
- Komisyon üyelerinin dağılımında, komisyonun faaliyet alanına katkı sağlayacak bilgi, beceri ve deneyime sahip üyelerin bulunmasına özen gösterilir.
- Her Komisyonda en az bir Mütevelli Heyeti üyesi yer alır.
- Komisyon Başkanlarının -şart olmamakla birlikte- Mütevelli Heyeti üyeleri arasından seçilmesi tercih edilir.
KOMİSYONLARIN ÇALIŞMA YÖNTEMİ
- Vakıf bünyesinde yürütülen her faaliyet, bir Komisyonun altında, amacı, hedef kitlesi, periyodu, sorumlusu ve bütçesi ile tanımlanır. Faaliyetin amacı, hedef kitlesi ve periyodu ihtiyaç halinde; sorumlusu ve bütçesi ise yıllık olarak güncellenir.
- Komisyonlar, faaliyet dönemi sonunda mevcut faaliyetlerini değerlendirir. Faaliyetlerde yapılacak değişiklikler ve yeni faaliyet önerilerini hazırlar. Taslak faaliyet planını hazırlayıp Mütevelli Heyeti’ne sunar. Mütevelli Heyeti’nin onayı ile faaliyet listeye ilave edilir ve yürürlüğe girer.
- Komisyonların görev alanına girmeyen idari ve diğer işler vakfın diğer birimleri tarafından yürütülür.
- Komisyonlar, faaliyet dönemi başlamadan belirlenen tarihlerde faaliyet planını hazırlayıp Mütevelli Heyeti’ne sunar.
- Komisyonlar faaliyet dönemi sonunda faaliyetlerini değerlendirip Komisyon faaliyet Raporunu hazırlayıp Mütevelli Heyeti’ne sunar.
- Komisyonlar, yıllık ve aylık faaliyet planları hazırlar, Mütevelli Heyeti’ne sunar ve onaylanan faaliyet planına uygun çalışır.
- Komisyonlar, en az ayda bir defa gündemli toplantılarla bir araya gelir ve toplantı sonuçlarını Mütevelli Heyeti’ne iletir.
- Kaynak Geliştirme ve İdari İşler Komisyonu hariç diğer Komisyon ve Merkezlerde en az iki öğrenciye yer verilir.
- Komisyon Üyeleri İstişare Kurulu toplantılarına davet edilir.
- Komisyonlar en az 5 üyeden oluşur ve Komisyon üye sayısının yönetilebilir büyüklükte tutulmasına özen gösterilir.
- İhtiyaç halinde Mütevelli Heyeti’nin onayı ile komisyonların altında Çalışma Grupları oluşturulabilir.
- Komisyonlar, iç iletişim için Komisyon bazında mail gurubu vb.iletişim araçlarını oluşturur.
- Vakfın kurumsal kimliğini etkileyecek konular, kamuoyu hassasiyetinin olduğu konular, temel faaliyet alanında değişiklik ve yeni faaliyet oluşturma gibi konularda Komisyonlarda fikirler olgunlaştırılıp ortaya çıkan karar taslakları Mütevelli Heyeti’ne sunulur ve nihai anlamda Mütevelli Heyeti’nde görüşülerek karar halini alır. Komisyonlar, tanımlanmış ve yetkilendirilmiş oldukları alanlarda karar alır ve kararların bilgisini Mütevelli Heyeti’ne sunar.
- Kararlar, katılan üyelerin salt çoğunluğu ile alınır.
